Η Διαχείριση Πληροφοριών στην σύγχρονη Ξενοδοχειακή Επιχείρηση

Η Διαχείριση Πληροφοριών στην σύγχρονη Ξενοδοχειακή Επιχείρηση


 

 

 

 

 

 

 

Θεόδωρος Ευθυμίου
Πρόεδρος Τουρισμού ΕΒΕ Λάρνακας
MARESOL HOSPITALITY LTD
[email protected]

Αδιαμφισβήτητα ζούμε στην εποχή της πληροφορίας και της Ηλεκτρονικής Διαχείρισης της. Η καθημερινότητα μας πλέον, συμπεριλαμβάνει την άμεση διασύνδεση με Βάσεις Δεδομένων και την χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων εντοπισμού και ανάκτησης πληροφοριών. Ποιος από εμάς σήμερα, δεν ανατρέχει τουλάχιστον μία φορά την ημέρα σε κάποια από τις γνωστές πλατφόρμες εντοπισμού πληροφοριών (πχ.την Google), ή δεν αναζητεί πληροφορίες, μέσω άλλων χρηστών, σε ηλεκτρονικά κοινωνικά δίκτυα όπως το facebook και άλλα;

Πώς όμως αξιοποιείται η δυνατότητα πρόσβασης σε πληροφορίες και η ανάλυση και αξιοποίηση τους στον επιχειρηματικό τομέα και πως διασφαλίζεται η εγκυρότητα τους;

Σε ένα έντονα μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον, η έγκαιρη και ορθή λήψη αποφάσεων αποτελεί το κλειδί για την επιβίωση και ανάπτυξη κάθε σύγχρονης επιχείρησης. Η λήψη όμως αυτών των αποφάσεων, απαιτεί την αναλυτική περιγραφή και σύγκριση πληροφοριών και στατιστικών στοιχείων που πηγάζουν από την ανάλυση τους, έτσι ώστε οι Διοικήσεις των επιχειρήσεων να στηρίζουν τις αποφάσεις τους σε πραγματικά στοιχεία και δεδομένα.

Το πρόβλημα των σημερινών επιχειρήσεων δεν είναι εξεύρεση διορατικών διοικητικών στελεχών τα οποία θα στηρίζουν τις αποφάσεις τους σε «προβλέψεις» για τις μελλοντικές εξελίξεις στον τομέα δραστηριότητας τους, αλλά η δυνατότητα που πρέπει να παρέχουν στα διοικητικά στελέχη τους, έτσι ώστε να αντλούν εύκολα, γρήγορα και στον χρόνο που τις χρειάζονται, έγκυρες και ενημερωμένες πληροφορίες και στατιστικά στοιχεία και αναλύσεις που προκύπτουν από αυτές.

Οι πληροφορίες λοιπόν σήμερα, αποτελούν ένα ουσιαστικό εργαλείο λήψης αποφάσεων τόσο για τις καθημερινές λειτουργίες κάθε επιχείρησης όσο και για τον στρατηγικό σχεδιασμό ανάπτυξης της. Η σύγχρονη Ξενοδοχειακή Επιχείρηση αποτελεί ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα πλήρους εξάρτησης από την ηλεκτρονική τεχνολογία. Κανένας σοβαρός ξενοδόχος δεν μπορεί να λειτουργήσει το ξενοδοχείο του εάν δεν έχει εγκαταστήσει μία πλήρη ομάδα αλληλοσυνδεδεμένων (intergraded) λογισμικών προγραμμάτων, με τα οποία διενεργεί και ελέγχει τις καθημερινές δραστηριότητες του ξενοδοχείου του.

Το ξενοδοχειακό λογισμικό όπως έχει αναπτυχθεί σήμερα, χωρίζεται σε δύο μεγάλες κατηγορίες. Το λογισμικό Front Office (PMS), το οποίο διαχειρίζεται τις κρατήσεις, πωλήσεις και πελάτες του ξενοδοχείου και παρέχει την διασύνδεση με τα ηλεκτρονικά κανάλια κρατήσεων (πχ. booking.con, expedia κλπ) και το λογισμικό Back Office (ERP) το οποίο διαχειρίζεται την εσωτερική λειτουργία της επιχείρησης (λογιστήριο, αγορές, μισθοδοσία κλπ).

Το ξενοδοχειακό λογισμικό αποτελεί μια από τις πιο εξειδικευμένες εκδόσεις επιχειρηματικού λογισμικού ηλεκτρονικής οργάνωσης και διαχείρισης επιχειρήσεων. Τα θεμέλια του λογισμικού αυτού, αποτελούν οι Βάσεις Δεδομένων (Data Base) οι οποίες «κτίζονται» σταδιακά με την συστηματική καταγραφή του τεράστιου όγκου πληροφοριών που συλλέγονται καθημερινά από τα μηχανογραφικά συστήματα χειρισμού των δραστηριοτήτων ενός ξενοδοχείου ή ομίλου ξενοδοχείων.

Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται στις Βάσεις Δεδομένων αφορούν δύο κατηγορίες. Τις πληροφορίες άμεσης εκμετάλλευσης (πχ. κρατήσεις πελατών, τιμολόγια, αποδείξεις, παραλαβή υλικών κλπ) και τις πληροφορίες μελλοντικής εκμετάλλευσης δηλαδή τις πληροφορίες που καταγράφουν τα μηχανογραφικά συστήματα και που χρησιμεύουν στην ετοιμασία στατιστικών στοιχείων και διαγραμμάτων για υποβοήθηση της Διοίκησης στην λήψη αποφάσεων (πχ. εθνικότητες πελατών, ηλικίες, ποσότητες και είδη αγορών και προμηθειών, καταναλώσεις ειδών κλπ). Οι πληροφορίες άμεσης εκμετάλλευσης μετά την αξιοποίησης τους μετατρέπονται στις Βάσεις Δεδομένων ως πληροφορίες μελλοντικής εκμετάλλευσης.

Για να είναι αξιοποιήσιμες άρα και χρήσιμες αυτές οι πληροφορίες που συλλέγονται από το ξενοδοχείο, θα πρέπει εξ αρχής να τεθούν οι κανόνες συλλογής, αποθήκευσης και επεξεργασίας τους. Ειδικότερα θα πρέπει:

1. Να καθοριστεί ο τρόπος συλλογής (επιλογή κατάλληλων λογισμικών) και ο τύπος καταγραφής και αποθήκευσης (παραμετροποίηση) στις Βάσεις Δεδομένων.
2. Να προσδιοριστεί ο χώρος αποθήκευσης τους στις Βάσεις Δεδομένων (on-premise ή σε cloud εφαρμογές).
3. Να προσδιοριστεί ο τρόπος ανάκτησης και αξιοποίησης των πληροφοριών (προκαθορισμένες κάρτες εμφάνισης).

Μεγάλος αριθμός ξενοδοχειακών επιχειρήσεων σήμερα (στην Κύπρο αποτελεί την συντριπτική πλειοψηφία), δεν έχουν καταφέρει την ολοκληρωτική διασύνδεση των λογισμικών προγραμμάτων που έχουν εγκαταστήσει στα ξενοδοχεία τους. Πολλά λογισμικά δεν επικοινωνούν μεταξύ τους και οι χειριστές τους αναγκάζονται να ετοιμάζουν ειδικά φαιλς για να μεταφέρουν πληροφορίες από το ένα στο άλλο. Κυρίως όμως οι ξενοδόχοι/επιχειρηματίες δεν έχουν αντιληφθεί την σημασία της Οργάνωσης και Διαχείρισης των πληροφοριών που συλλέγουν στις Βάσεις Δεδομένων τους και φυσικά δεν αντιλαμβάνονται την αξία της Ασφάλειας Δεδομένων και της ζημιάς που θα προκύψει από την απώλεια ή της αδυναμία ανάκτησης τους.

Μεγάλος αριθμός ξενοδόχων θεωρεί τις πληροφορίες ως πρόσκαιρη ανάγκη, η οποία ολοκληρώνεται με την αναχώρηση του πελάτη ή την εξόφληση/είσπραξη τιμολογίων από συνεργάτες. Ουσιαστικά οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται στα μηχανογραφικά συστήματα των ξενοδοχειακών επιχειρήσεων, δεν τυγχάνουν εκμετάλλευσης ως στοιχεία λήψης στρατηγικών αποφάσεων από τις Διοικήσεις, αλλά και ως καθημερινής χρήσης πληροφορίες για έλεγχο της απόδοσης και των δαπανών του ξενοδοχείου (day to day operation).

Η Οργάνωση και Διαχείριση των Πληροφοριών θα πρέπει να αποτελεί την βάση για την σχεδίαση και εγκατάσταση κάθε σύγχρονου μηχανογραφικού συστήματος σε ξενοδοχειακές επιχειρήσεις. Τα συστήματα αυτά θα πρέπει αφενός να αποτελούν ενιαίο λειτουργικό σύστημα και αφετέρου να κάνουν χρήση της τεχνολογίας cloud, η οποία επιτρέπει την πρόσβαση από οποιοδήποτε σημείο, αλλά διασφαλίζει και την ασφαλή και εύκολη φύλαξη και πρόσβαση στις πληροφορίες της ξενοδοχειακής μονάδας.

Το επόμενο βήμα στην τεχνολογική ανάπτυξη της τουριστικής μας βιομηχανίας θα είναι ο σχεδιασμός μιας ενιαίας πλατφόρμας διασύνδεσης των ξενοδοχειακών μονάδων του νησιού μας, τόσο για την εξοικονόμηση πόρων μέσω οικονομίας κλίμακας (πχ ενιαίες αγορές, κοινά μηχανογραφικά συστήματα, διαχείριση τιμολογιακής πολιτικής κλπ), όσο και για την συλλογή και καταχώρηση μεγάλου όγκου πληροφοριών, η αξιοποίηση των οποίων από αρμόδιους φορείς αλλά και από τους ίδιους τους ξενοδόχους θα βοηθήσει στον σχεδιασμό και προσαρμογή του τουριστικού μας προϊόντος, στο ανταγωνιστικό περιβάλλον.

 

 


Comments

comments

Categories: Απόψεις

Σχετικά με τον Συγγραφέα