Το EDI ιδανική λύση για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις που θέλουν να ψηφιοποιήσουν τη λειτουργία τους

Το EDI ιδανική λύση για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις που θέλουν να ψηφιοποιήσουν τη λειτουργία τους

 


Το EDI (Electronic Data Interchange) θα έχει σημαντικότατο αντίκτυπο στην επιχείρησή σας, σε οποιοδήποτε κλάδο κι αν δραστηριοποιείστε. Αν και είναι εύκολο να διακρίνουμε το πώς οι πληροφορίες που μεταδίδονται ηλεκτρονικά θα είναι ευεργετικές για μια μεγάλη επιχείρηση, οι ιδιοκτήτες των μικρομεσαίων εταιρειών ίσως είναι επιφυλακτικοί σχετικά με τη χρήση του. Εξετάζουμε τους λόγους για τους οποίους κάνουν λάθος.

Εξοικονόμηση δαπανών

Η ανταλλαγή εγγράφων ηλεκτρονικά θα μειώσει την ανάγκη της επιχείρησης για έξοδα σε χαρτί, αποθήκευση φακέλων, ταχυδρομικά έξοδα και εκτυπώσεις. Μπορεί από μόνο του το καθένα από αυτά να μην φαίνεται αρκετό, αλλά το συνδυαστικό τους κόστος προστίθεται συνολικά. Στην πράξη, έχει υπολογιστεί πως η χρήση του EDI για την επεξεργασία των παραγγελιών μπορεί να εξοικονομήσει πάνω από 6 δολάρια σε σύγκριση με τη χειροκίνητη διαδικασία.

Φυσικά, προκειμένου να βιώσει η μικρομεσαία επιχείρηση τα πλεονεκτήματα αυτά, θα πρέπει να προχωρήσει σε επένδυση σε μια λύση EDI, όπως αυτή που προσφέρει για παράδειγμα η SoftOne Κύπρου. Αν και η μετάβαση στο ηλεκτρονικό σύστημα φαντάζει δύσκολη για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, είναι ο μόνος τρόπος για την περικοπή των δαπανών και την αύξηση της παραγωγικότητας.

Εξάλειψη ανθρώπινου λάθους

Τα προβλήματα που σχετίζονται με το ανθρώπινο λάθος είναι πολύ συχνά στις παραδοσιακές λύσεις. Υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία από ζητήματα που μπορούν να έχουν επιπτώσεις στην ταχύτητα και την ακρίβεια των αγορών και άλλων εργασιών. Είτε πρόκειται για δυσανάγνωστη γραφή είτε για αλληλογραφία που έχει χαθεί, τα λάθη αυτά μπορεί να προκαλέσουν καθυστερήσεις και σε κάποιες περιπτώσεις ακόμα και την απώλεια πελατών.

Με το EDI δεν θα χρειαστεί να ανησυχήσετε πλέον σχετικά με τη δυσλειτουργία κάποιου εκτυπωτή ή κακογραμμένου χειρόγραφου που θα κάνει την παραγγελία ακατάληπτη. Το ίδιο ισχύει και για σημαντικά έγγραφα που μπορεί να μην παραδοθούν εξαιτίας μη αναμενόμενων καθυστερήσεων στην παράδοση.

Αντιθέτως, μπορείτε να είστε ήσυχοι γνωρίζοντας πως τα έγγραφά σας θα παραδοθούν αυτόματα εκεί που πρέπει, μέσω μιας ασφαλούς ηλεκτρονικής σύνδεσης. Το software integration θα σας επιτρέψει να παρακολουθήσετε ποια έγγραφα και πότε αποστέλλονται, επιτρέποντάς σας ακόμα και να στέλνετε έγγραφα σε πολλαπλά πρότυπα αρχείων για να ανταποκριθείτε στις ανάγκες των συνεργατών σας. Οι συναλλαγές θα ολοκληρωθούν σε λίγα μόνο λεπτά, αντί ημερών, κάτι που θα κάνει τη διαφορά όταν περιμένετε να πληρωθείτε από ένα τιμολόγιο.

Επεξεργασία εγγράφων

Προκειμένου να εξασφαλίσετε πως θα εκμεταλλευτείτε πλήρως τις δυνατότητες του EDI, η επεξεργασία εγγράφων θα πρέπει να αποτελέσει προτεραιότητα για την ομάδα σας. Οι σύγχρονες λύσεις ERP καθιστούν την επεξεργασία ακόμα ευκολότερη, κάνοντας upload αυτόματα τα δεδομένα από έγγραφα και ενσωματώνοντάς τα με τις πληροφορίες που ήδη βρίσκονται στο σύστημά σας.

Αν και η αυτοματοποιημένη μετάδοση και επεξεργασία εγγράφων μπορεί να αποδειχτεί εξαιρετικά πολύτιμη, θυμηθείτε πως ως μικρομεσαία επιχείρηση θα ωφεληθεί μόνο εφόσον η ομάδα σας είναι έτοιμη να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες αυτές με τον κατάλληλο τρόπο.